Mỗi mục CRM đều có một biểu mẫu. Biểu mẫu này bao gồm các trường ở bên trái và một dòng thời gian ở bên phải. Bạn có thể nhập thông tin về khách hàng vào các trường này: tên, địa chỉ liên lạc, địa chỉ, v.v. Dòng thời gian chứa lịch sử giao tiếp, tài liệu đã tạo, nhận xét của nhân viên, hồ sơ về các giai đoạn thay đổi.
Chúng tôi sẽ cho bạn biết về các thiết lập và tính năng của biểu mẫu mục CRM. Khám phá chúng để tùy chỉnh biểu mẫu cho doanh nghiệp của bạn và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập nhanh vào thông tin quan trọng.
Tùy chỉnh các phần
Phần là tập hợp các trường được nhóm theo chủ đề. Bạn có thể sử dụng các trường chuẩn hoặc tạo trường mới và xóa các trường không cần thiết.
Đổi tên . Nhấp vào bút chì bên cạnh tên phần và nhập tên mới.
Tạo . Nhấp vào Thêm mục ở cuối biểu mẫu mục CRM, cung cấp tên cho mục và thêm trường.
Di chuyển . Nhấp vào biểu tượng bên trái tên và di chuyển nó.
Xóa . Nếu phần đó không còn cần thiết nữa, hãy xóa nó. Các trường từ phần này sẽ bị ẩn. Bạn có thể thêm chúng vào phần khác sau.
Cấu hình các trường
Tất cả các biểu mẫu mục CRM đều có một bộ trường chuẩn. Chúng được gọi là trường hệ thống. Nếu biểu mẫu không có trường hệ thống phù hợp, bạn có thể tạo trường tùy chỉnh. Ví dụ: nếu một công ty tham gia giao sản phẩm, bạn có thể tạo trường cho địa chỉ, thời gian giao hàng và số đơn hàng.
Các trường chuẩn trong CRM
Các trường tùy chỉnh trong CRM
Để tùy chỉnh biểu mẫu CRM cho doanh nghiệp của bạn, hãy chọn các trường hệ thống bắt buộc và tạo các trường tùy chỉnh.
Chọn . Không phải tất cả các trường hệ thống và tùy chỉnh đều được hiển thị ngay lập tức trong biểu mẫu CRM. Một số trường có thể bị ẩn.
- Nhấp vào Chọn trường để xem danh sách.
- Đánh dấu vào những mục mong muốn trong danh sách.
- Lưu thay đổi và trường sẽ xuất hiện trong biểu mẫu.
Tạo . Nếu không có trường phù hợp trong biểu mẫu, hãy tạo một trường mới.
- Nhấp vào Tạo trường .
- Chọn loại, chỉ định tên và kiểm tra các tùy chọn mong muốn.
- Lưu trường. Nó sẽ xuất hiện trong biểu mẫu CRM.
Các trường tùy chỉnh trong CRM
Ẩn . Nếu bạn không cần trường tạm thời, hãy ẩn nó. Bạn có thể trả lại trường bất kỳ lúc nào.
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt tiếp theo.
- Chọn Ẩn .
Di chuyển . Nhấp vào biểu tượng bên trái tên và di chuyển nó. Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp các trường theo thứ tự mong muốn hoặc di chuyển chúng đến phần khác.
Bắt buộc . Có thể bắt buộc một số trường tùy chỉnh và hệ thống. Nhân viên sẽ không thể lưu biểu mẫu mục CRM cho đến khi anh ấy/cô ấy điền vào trường, vì vậy anh ấy/cô ấy sẽ không quên nhập thông tin quan trọng.
Các trường bắt buộc trong CRM
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt bên cạnh trường.
- Chọn Cấu hình .
- Bật tùy chọn Bắt buộc ở giai đoạn . Bạn có thể bắt buộc trường này ở tất cả các giai đoạn hoặc ở những giai đoạn cụ thể.
Chỉ hiển thị trường này cho người dùng được chọn . Bạn có thể chọn những nhân viên có thể xem thông tin trong trường này. Trường này sẽ bị ẩn khỏi những nhân viên khác.
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt.
- Chọn Cấu hình
- Bật tùy chọn Chỉ hiển thị trường này cho người dùng được chọn và chọn nhân viên.
Xóa . Nếu trường tùy chỉnh không còn cần thiết nữa, hãy xóa trường đó. Có thể ẩn trường hệ thống.
- Vào CRM - Cài đặt - Cài đặt CRM - Cài đặt biểu mẫu và báo cáo - Trường tùy chỉnh .
- Mở danh sách các trường cho thực thể CRM mong muốn.
- Nhấp vào biểu tượng menu và chọn Xóa .
Cấu hình tab
Biểu mẫu có một số tab chứa thông tin bổ sung. Các tab có thể khác nhau tùy thuộc vào mục CRM.
Bạn có thể ẩn các tab không cần thiết và sắp xếp các tab còn lại theo thứ tự mong muốn.
- Để ẩn tab, hãy nhấp vào Thêm - Tùy chỉnh Menu.
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt bên cạnh tab và chọn Ẩn.
- Để thay đổi thứ tự tab, hãy nhấp vào tiêu đề, giữ nguyên và di chuyển tab đến vị trí mong muốn.
- Sau đó nhấp vào Thêm - Hoàn tất thiết lập.
Chọn dạng xem biểu mẫu
Chế độ xem CRM xác định những trường và phần nào mà nhân viên có thể xem. Có thể tùy chỉnh và chuyển đổi chế độ xem từ chế độ này sang chế độ khác.
Chế độ xem biểu mẫu chung . Người quản trị Bitrix24 có thể tùy chỉnh để tất cả nhân viên có thể xem cùng một tập hợp các trường và phần.
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt - bật chế độ xem Biểu mẫu chung .
- Cấu hình biểu mẫu.
- Bật tùy chọn Sử dụng bố cục biểu mẫu chuẩn cho tất cả người dùng trong cài đặt. Sau đó, tất cả nhân viên sẽ thấy biểu mẫu theo cấu hình của quản trị viên.
Bật tùy chọn Đặt lại bố cục biểu mẫu để đưa biểu mẫu về chế độ xem chuẩn.
Chế độ xem tùy chỉnh . Mỗi nhân viên có thể tùy chỉnh biểu mẫu: tạo các phần, trả về các trường ẩn và thay đổi vị trí của chúng.
Quyền truy cập trong CRM
Nhấp vào Cài đặt - Sử dụng bố cục biểu mẫu tùy chỉnh .
Giao diện mới . Người quản trị Bitrix24 có thể tùy chỉnh biểu mẫu CRM cho các phòng ban hoặc nhân viên khác nhau - hiển thị các trường cụ thể để họ xem và điền vào.
Để tạo chế độ xem mới, hãy tùy chỉnh biểu mẫu và nhấp vào biểu tượng Cài đặt - Chế độ xem mới. Chỉ định tên và chọn người dùng hoặc phòng ban sẽ làm việc với chế độ xem này.
Thay đổi giai đoạn
Các giai đoạn là các bước làm việc với khách hàng. Bạn có thể theo dõi quy trình bán hàng từ lần liên hệ đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch. Các giai đoạn được hiển thị trong kanban CRM và trong biểu mẫu mục.
Chế độ xem Kanban trong CRM
Để thay đổi một giai đoạn, hãy nhấp vào tên của giai đoạn đó ở đầu biểu mẫu. Thông tin về giai đoạn đó sẽ xuất hiện trên dòng thời gian.
Tạo mục mới
Bạn có thể nhanh chóng tạo một mục sẽ bao gồm thông tin từ một mục khác. Ví dụ, bạn có thể tạo một giao dịch từ một khách hàng tiềm năng và một hóa đơn từ một giao dịch.
Tạo mục CRM từ nguồn
Mở biểu mẫu mục CRM, nhấp vào nút màu xanh ở góc trên bên phải và chọn một mục. Thông tin về mục đã tạo sẽ được hiển thị trong dòng thời gian và trong tab Dependencies .
Tạo tài liệu
Mở mục mà bạn muốn tạo tài liệu. Nhấp vào nút Tài liệu và chọn mẫu cần thiết. Dữ liệu từ biểu mẫu CRM sẽ tự động được chèn vào tài liệu.
Liên hệ khách hàng
Bạn có thể gọi điện cho khách hàng, gửi thư và tin nhắn SMS, mời họ vào messenger từ biểu mẫu CRM. Lịch sử giao tiếp sẽ được lưu trong dòng thời gian.
Mời khách hàng trò chuyện trên Telegram hoặc WhatsApp
Gửi tin nhắn WhatsApp từ CRM
Lên kế hoạch cho một hoạt động để liên hệ với khách hàng hoặc lên lịch họp với khách hàng tại văn phòng. Bạn có thể đặt phòng họp và mời đồng nghiệp. Hoạt động chung trong CRM
Tóm lại:
- Mỗi mục CRM đều có một biểu mẫu. Biểu mẫu này bao gồm các trường ở bên trái và dòng thời gian ở bên phải.
- Bạn có thể nhập thông tin về khách hàng vào các trường sau: tên, số liên lạc, địa chỉ, v.v. Dòng thời gian chứa lịch sử giao tiếp, tài liệu đã tạo, nhận xét của nhân viên, hồ sơ về các giai đoạn thay đổi.
- Biểu mẫu mục CRM có thể được tùy chỉnh cho các khách hàng tiềm năng thường xuyên và lặp lại cũng như các giao dịch trong nhiều kênh, liên hệ, công ty, hóa đơn, ước tính và yếu tố quy trình thông minh khác nhau.
- Để tùy chỉnh biểu mẫu mục CRM cho doanh nghiệp của bạn, hãy chọn các trường hệ thống bắt buộc và tạo các trường tùy chỉnh.
- Trong Bitrix24, có chế độ xem biểu mẫu chuẩn và tùy chỉnh. Chế độ xem biểu mẫu mục CRM xác định trường và phần nào mà nhân viên sẽ thấy.
- Bạn có thể tạo các mục được liên kết từ khách hàng tiềm năng, giao dịch và ước tính.
- Bạn có thể gọi điện cho khách hàng, gửi thư và tin nhắn SMS, mời họ vào messenger từ biểu mẫu CRM. Lịch sử giao tiếp sẽ được lưu trong dòng thời gian.
Bài viết liên quan:
