Tác giả: Stacy Smith

Cập nhật lần cuối: 03/02/2023.

Nhóm làm việc (dự án) là một cộng đồng ảo gồm những người dùng được tạo để thảo luận và hợp tác làm việc. Thật dễ dàng để kiểm tra những hành động và tác vụ nào đã được thực hiện trong một nhóm làm việc cụ thể trong một thời gian nhất định.

Trong bài viết này:

• Tạo nhóm làm việc (dự án)
• Mời người dùng vào nhóm làm việc
• Sự khác biệt giữa một nhóm làm việc và một dự án
• Ai có thể tạo nhóm làm việc và dự án?
• Làm cách nào để di chuyển một dự án sang một nhóm làm việc và quay lại?

Tạo nhóm làm việc (dự án)

Để tạo một nhóm làm việc hoặc một dự án, hãy chuyển đến phần Nhóm làm việc và nhấp vào Tạo .

Chọn một Nhóm làm việc hoặc một Dự án .

Chỉ định tên của nhóm làm việc và thêm mô tả. Chọn một chủ đề trực quan và một biểu tượng.

Phần Tham số mở rộng bao gồm các tùy chọn sau:

• Thẻ - từ khóa để hợp nhất các nhóm làm việc khác nhau có sẵn trong tìm kiếm.

• Tính năng - chỉ định những công cụ nào sẽ có sẵn cho những người tham gia nhóm làm việc.

• Loại nhóm làm việc - chọn hộp để xuất bản nhóm làm việc.

• Người dùng bên ngoài - chọn hộp để cho phép người dùng bên ngoài truy cập.

• Thành viên nhóm - thay đổi chủ sở hữu và thêm người điều hành.

Nếu bạn tạo Dự án thì tùy chọn Ngày dự án sẽ được thêm vào.

Chọn mức độ riêng tư của nhóm làm việc.

Chỉ định chủ sở hữu Nhóm làm việc và người điều hành Nhóm làm việc . Ngoài ra, hãy mời các thành viên trong nhóm của bạn vào nhóm làm việc.

Người dùng được mời sẽ được thông báo về lời mời tham gia nhóm làm việc và sẽ cần xác nhận lời mời đó.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các loại nhóm làm việc và dự án cũng như cài đặt quyền truy cập của chúng trong bài viết này .

Xong! Bạn có thể chỉnh sửa nhóm làm việc sau bằng cách nhấp vào Giới thiệu về nhóm làm việc > Hành động và chọn một hành động cần thiết.

Chỉ chủ sở hữu nhóm làm việc (người quản lý dự án) mới có thể chỉnh sửa tên, mô tả, biểu tượng và các cài đặt khác của nhóm.

Mời người dùng vào nhóm làm việc

Bạn có thể thêm thành viên nhóm làm việc trong quá trình tạo nhóm làm việc mới hoặc thêm họ sau.

• Nếu một nhóm làm việc hoặc dự án được công khai và hiển thị, bất kỳ người dùng nào cũng có thể tự mình tham gia.

• Nếu một nhóm làm việc hoặc dự án ở chế độ riêng tư và ẩn, thì chỉ những thành viên được chỉ định trong phần Người dùng được phép mời vào nhóm làm việc/dự án mới có thể mời những người dùng khác vào nhóm làm việc hoặc dự án đó.

Nhấp vào Giới thiệu về nhóm làm việc > Thành viên > Mời .

Bạn cũng có thể mời từng người dùng và toàn bộ phòng ban. Chọn nhân viên bạn muốn thêm và nhấp vào Gửi lời mời .

Bạn có thể hủy các lời mời bạn đã gửi.

Vai trò trong nhóm làm việc và dự án

• Chủ sở hữu là người dùng có toàn quyền truy cập vào cài đặt nhóm làm việc. Vai trò này ngang với Project manager trong các dự án.

• Người điều hành là người dùng có thể kiểm duyệt nhóm (mời người dùng vào nhóm, phê duyệt yêu cầu tham gia nhóm của người dùng, xóa người dùng khỏi nhóm). Vai trò này tương đương với Project Assistant Manager trong các dự án.

• Thành viên nhóm làm việc là người dùng cá nhân đã xác nhận lời mời nhóm làm việc (đã tham gia nhóm). Vai trò này ngang với Project member trong các dự án.

• Người dùng được kết nối là người dùng của các bộ phận được kết nối (được mời). Khi bạn mời cả bộ phận cùng với tất cả nhân viên của bộ phận đó, các nhân viên của bộ phận sẽ tự động được thêm vào nhóm và sẽ có phần bổ sung (được kết nối) với tên vai trò của họ.

Để có thể mời người dùng bên ngoài vào nhóm làm việc (bằng email), hãy đi tới Giới thiệu về nhóm làm việc > Hành động > Chỉnh sửa nhóm làm việc > Tham số mở rộng > bật tùy chọn Cho phép truy cập cho người dùng bên ngoài .

Đọc thêm trong bài viết - Người dùng extranet trong nhóm làm việc .

Để quản lý các yêu cầu tham gia nhóm làm việc hoặc dự án, hãy chọn bộ lọc Đang chờ phê duyệt trong phần Thành viên .

Sự khác biệt giữa một nhóm làm việc và một dự án

Dự án là một nhóm làm việc có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể.

Sự khác biệt chính là thời hạn nhiệm vụ. Chúng phụ thuộc vào phạm vi ngày của dự án. Do đó, các nhiệm vụ trong các dự án không thể được thiết lập bên ngoài dòng thời gian của dự án.

Nếu bạn quyết định đặt ngày kết thúc dự án làm hạn chót cho nhiệm vụ, bạn có thể nhận được thông báo lỗi tương tự. Để tránh tình trạng như vậy, bạn có thể chỉ định thời gian cho ngày kết thúc dự án theo cách thủ công.

Đọc thêm trong bài viết - Nhiệm vụ trong dự án .

Ai có thể tạo nhóm làm việc và dự án?

Bất kỳ nhân viên nào của công ty cũng có thể tạo nhóm và dự án trong phiên bản đám mây của Bitrix24.

Trong Bitrix24 On-premise, bạn có thể quản lý khả năng tạo nhóm làm việc và dự án trong Bảng điều khiển. Chỉ định người dùng cho nhóm Quản trị viên nhóm làm việc bên trong tab Nhóm của tài khoản người dùng.

Số lượng nhóm và dự án trong Bitrix24 là không giới hạn.

Quản trị viên Bitrix24 có thể xem và chỉnh sửa tất cả các nhóm làm việc và dự án trong công ty. Bạn cần kích hoạt chế độ quản trị viên .

Làm cách nào để di chuyển một dự án sang một nhóm làm việc và quay lại?

Một dự án có thể được chuyển giao cho một nhóm làm việc bất cứ lúc nào. Trong menu bên phải, chọn Giới thiệu về dự án > Hành động > Chỉnh sửa dự án . Sau đó, trong phần Tham số mở rộng , bạn cần bỏ chọn hộp kiểm Dự án .

Tương tự, bạn có thể di chuyển một nhóm làm việc đến một dự án. Kích hoạt hộp kiểm Dự án và chỉ định ngày dự án.

Khi bạn thay đổi một nhóm làm việc thành một dự án, chủ sở hữu nhóm làm việc sẽ trở thành người quản lý dự án và người điều hành trở thành người quản lý trợ lý dự án . Quyền truy cập không thay đổi.

Dự án và nhóm làm việc có các tính năng giống nhau: Trò chuyện, Cuộc trò chuyện, Thư viện ảnh, Lịch, Nhiệm vụ, Drive, Danh sách, Wiki, Cơ sở Kiến thức và Thị trường.

Bài viết được đề xuất

• Thay đổi nhóm làm việc/chủ sở hữu dự án
• nhiệm vụ nhóm làm việc
• Xóa nhóm làm việc/Chuyển nhóm làm việc vào kho lưu trữ