Tác giả: Emily Walker

Cập nhật lần cuối: 09 tháng 6 năm 2023.

Mỗi công ty đều có ít nhất một quy trình có thể được tự động hóa. Bạn có quen với tình huống nhân viên dành phần lớn thời gian trong ngày để soạn thảo tài liệu rồi gửi cho khách hàng không? Các quy trình này có thể được tự động hóa với sự trợ giúp của hai quy tắc tự động hóa: Tạo tài liệu và Gửi tin nhắn cho khách hàng . Quy tắc tự động hóa sẽ tự động thay thế dữ liệu từ mặt hàng vào tài liệu và gửi cho khách hàng khi cần.

Ngoài ra, nhân viên có thể quên trả lời khách hàng đúng hạn và không phải lúc nào người quản lý cũng có thời gian để theo dõi tất cả các quy trình công việc trong bộ phận. Tạo quy tắc tự động hóa Thông báo cho người giám sát để giám sát công việc của nhóm.

Bạn có thể tùy chỉnh tự động hóa cho các tình huống khác nhau vì có nhiều biến thể trong việc sử dụng các quy tắc tự động hóa.

Kiểm tra xem tùy chọn này có sẵn trong gói của bạn không. Tìm hiểu tất cả các thông tin trên trang giá .

Quy tắc tự động hóa hoạt động như thế nào

Nhấp vào nút Quy tắc tự động hóa trong phần CRM.

Có một số giai đoạn trong kanban. Quy tắc tự động hóa được kích hoạt khi mục CRM chuyển sang giai đoạn có quy tắc tự động hóa.

Mỗi quy tắc tự động hóa chỉ thực hiện một loại hành động: thay đổi người chịu trách nhiệm phụ trách, tạo tài liệu, v.v. Bạn có thể thêm nhiều quy tắc tự động hóa vào một giai đoạn và chúng sẽ hoạt động đồng thời hoặc theo một trình tự nhất định.

Trong các giao dịch, các quy tắc tự động hóa được thiết lập riêng cho từng đường ống. Đọc thêm thông tin trong bài viết: Nhiều đường ống .

Các loại quy tắc tự động hóa

Quy tắc tự động hóa có thể được chia thành nhiều loại:

• Quy tắc tự động hóa cơ bản — bất kỳ quy tắc tự động hóa nào thực hiện một hành động. Ví dụ: gửi tin nhắn văn bản, tạo tài liệu, v.v.

Đọc thêm thông tin trong bài viết: Quy tắc tự động hóa trình trợ giúp .

• Quy tắc tự động hóa của trình trợ giúp — các quy tắc tự động hóa như vậy không thực hiện một hành động nào. Bạn phải thêm một quy tắc tự động hóa cơ bản sau nó.

Đọc thêm thông tin trong bài viết: Quy tắc tự động hóa cho nhân viên .

• Đối với nhân viên — họ thực hiện bất kỳ hành động nào trong CRM hoặc với nhân viên: thay đổi tài liệu, gửi thông báo cho nhân viên, đặt nhiệm vụ.

Đọc thêm thông tin trong bài viết: Quy tắc tự động hóa giao tiếp với khách hàng .

• Để liên lạc với khách hàng — họ gửi SMS, tin nhắn đến một kênh mở hoặc thực hiện cuộc gọi.

• Các quy tắc tự động hóa của Bitrix24.Market — chúng là các webhook và ứng dụng từ Bitrix24.Market bổ sung các quy tắc tự động hóa của bên thứ ba.

• Trình kích hoạt — thay đổi giai đoạn của mục thành giai đoạn có trình kích hoạt.

Ví dụ về cài đặt quy tắc tự động hóa

Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng nội thất và bạn đã cài đặt biểu mẫu CRM trên trang web của mình. Tất cả các yêu cầu đều chuyển sang giai đoạn đầu tiên và thời gian xử lý giao dịch là 15-30 phút. Hãy gửi một tin nhắn văn bản cho khách hàng rằng người quản lý sẽ liên hệ với anh ấy/cô ấy trong vòng 30 phút để thảo luận chi tiết.

Người quản lý đã liên hệ với khách hàng, và bây giờ anh ấy / cô ấy cần chuẩn bị các tài liệu. Anh ấy/Cô ấy chuyển giao dịch sang giai đoạn Chuẩn bị tài liệu  , ở đó có hai quy tắc tự động hóa. Cái đầu tiên sẽ tạo tài liệu và cái thứ hai sẽ gửi email có liên kết đến hóa đơn cho khách hàng.

Hãy thêm trình kích hoạt vào giai đoạn thanh toán trước, giai đoạn này sẽ theo dõi việc thanh toán hóa đơn và chuyển giao dịch sang giai đoạn này.

Đọc thêm thông tin tại bài viết: Triggers trong CRM .

Trong cùng một giai đoạn, chúng tôi thêm quy tắc Tạo tác vụ tự động hóa, quy tắc này sẽ tạo tác vụ cho nhân viên kho để chuẩn bị đơn hàng để giao.

Do đó, chúng tôi đã tạo các quy tắc tự động hóa để tối ưu hóa công việc của người quản lý trong vài phút.