Quản lý hồ sơ trùng lặp có thể quan trọng như việc thắng hay thua một giao dịch. Để tránh nhầm lẫn, tất cả thông tin chi tiết về khách hàng phải được lưu trong một hồ sơ duy nhất, vì một khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ có thể có nhiều nhân viên kết nối với nó.

Bitrix24 cung cấp tùy chọn Kiểm soát trùng lặp giúp bạn tìm và hợp nhất các khách hàng tiềm năng, liên hệ và công ty trùng lặp. Nếu một số trường có giá trị khác nhau, bạn sẽ được nhắc chọn giá trị nào sẽ được sử dụng khi hợp nhất các bản ghi CRM.

Làm thế nào để tìm bản sao

Để tìm bản sao bằng tùy chọn Kiểm soát bản sao,

1. Vào phần Danh bạ , Công ty hoặc Khách hàng tiềm năng .

2. Nhấp vào nút bánh răng và chọn Điều khiển trùng lặp .

   

3. Chọn các trường sẽ được tìm kiếm trùng lặp.

   Các trường sau đây có sẵn:

   Đầu mối : Họ và tên đầy đủ, Tên công ty, Điện thoại, E-mail;

   Liên hệ : Họ và tên, Điện thoại, E-mail;

   Công ty : Tên công ty, Điện thoại, E-mail.

4. Nhấp vào nút Bắt đầu quét . Sau đó, bạn sẽ thấy có bao nhiêu bản sao được tìm thấy.

   

Làm thế nào để hợp nhất các bản sao

Để hợp nhất các mục trùng lặp, hãy thực hiện như sau:

1. Nhấp vào Tự động hợp nhất các mục trùng lặp .

   

   Các bản sao không có xung đột sẽ được tự động hợp nhất. Các bản sao còn lại sẽ phải được hợp nhất thủ công hoặc bạn có thể bỏ qua chúng hoàn toàn.

   Nếu các bản sao được tự động hợp nhất, bạn sẽ thấy số lượng bản sao được xử lý.

   Nếu phát hiện dữ liệu khác nhau trong khi hợp nhất, bạn phải chọn thủ công các trường để sử dụng trong hồ sơ kết quả.

   
    

   Làm thế nào để đánh dấu các mục không trùng lặp

   Các mục mà bạn không muốn hợp nhất có thể được đánh dấu là Không trùng lặp . Trong trường hợp này, chức năng tìm kiếm tự động các mục trùng lặp sẽ không còn đề xuất hợp nhất chúng nữa.

   

   Các mục được đánh dấu là không trùng lặp cho từng người dùng riêng lẻ. Vì lý do này, số lượng bản sao có thể hợp nhất có thể khác nhau tùy theo từng người dùng.

2. Chọn bản ghi CRM ưu tiên từ danh sách. Bản ghi này sẽ được sử dụng làm nền tảng cho kết quả hợp nhất.

   Một số trường có thể có giá trị khác nhau khi hợp nhất các bản ghi CRM. Chọn trường mà bạn muốn thêm vào kết quả hợp nhất.
   

3. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Merge ở phía dưới. Sau khi quá trình merge hoàn tất, bạn sẽ thấy thông báo Success .

   

   Sau khi các bản ghi CRM được hợp nhất, bạn sẽ có một bản ghi CRM với các giá trị trường đã được chọn trước khi hợp nhất các bản ghi.

Tại sao tôi gặp lỗi "Không thể tự động hợp nhất do xung đột dữ liệu"?

Người dùng có thể gặp lỗi này nếu họ không có quyền truy cập vào một hoặc nhiều trường tùy chỉnh.

Điều đó có nghĩa là bạn đã làm cho trường tùy chỉnh của mình chỉ hiển thị với những người dùng cụ thể . Trong trường hợp này, CRM không hiển thị trường này với những người dùng khác và họ không thể chọn giá trị nào để giữ lại sau khi hợp nhất các bản ghi.

Để cho phép nhân viên hợp nhất các thực thể CRM, hãy cấp cho họ quyền truy cập vào trường của bạn. Nếu trường chứa bất kỳ thông tin bí mật nào, hãy giao nhiệm vụ này cho người quản lý hoặc nhân viên có quyền truy cập để xem.