---

Quy trình làm việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày. Chúng giúp việc phê duyệt tài liệu trong công ty, giao tiếp với khách hàng và kiểm soát doanh số trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể cấu hình phê duyệt hóa đơn tự động, gửi thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ hoặc tự động tạo tác vụ cho nhân viên.

Trong bản phát hành này, chúng tôi đã cập nhật trang quy trình làm việc chính.

Đi tới trang Tự động hóa - Quy trình công việc .

 

Các trường để kiểm soát quy trình làm việc

Danh sách này chứa thông tin chính về quy trình công việc: ngày hoạt động gần nhất, nhân viên phê duyệt quy trình, trạng thái và thời gian thực hiện.

Hoạt động . Ngày và giờ của lần thay đổi cuối cùng trong quy trình làm việc. Có hai loại bộ đếm trong trường Hoạt động:

• đỏ - để hoàn thành một nhiệm vụ,
• màu xanh lá cây - để đọc bình luận trong biểu mẫu quy trình làm việc.

Ví dụ, một nhân viên đã bắt đầu quy trình công việc Chuyến công tác và để lại bình luận. Người chịu trách nhiệm sẽ thấy cả hai bộ đếm: màu đỏ và màu xanh lá cây.

Phần Quy trình làm việc hiển thị tổng số lượng cả bộ đếm màu đỏ và màu xanh lá cây.

Người tham gia . Cột này hiển thị những người tham gia quy trình làm việc và tổng thời gian họ đã dành ra.

Thời gian thực hiện của mỗi bước được làm tròn theo các quy tắc toán học. Thời lượng chỉ có thể chỉ định một đơn vị thời gian: một giây, một phút, một giờ, một ngày hoặc một tháng. Hãy xem xét các ví dụ:

• Quá trình này kéo dài 11 phút 15 giây - cột sẽ hiển thị 11 phút.
• Quá trình này kéo dài 57 giây - đây là một đơn vị thời gian, do đó cột sẽ hiển thị 57 giây.

Trạng thái . Cột chứa các nút để thực hiện quy trình. Nếu quy trình công việc đã bị từ chối, hoãn lại hoặc hoàn tất, trạng thái của quy trình sẽ được hiển thị.

Thời gian . Tổng thời gian của quy trình làm việc và nhật ký.

Chỉ có thể chỉ định một đơn vị thời gian trong cột: một giây, một phút, một giờ, một ngày hoặc một tháng. Thời gian chỉ được làm tròn lên. Ví dụ, quá trình kéo dài một giờ và một phút - cột sẽ hiển thị hai giờ.

Nhật ký ghi lại tất cả các hoạt động, người tham gia và hiệu quả. Có một số ước tính hiệu quả:

• Không có số liệu thống kê - thời gian thực hiện quy trình công việc trung bình không xác định được vì chưa có quy trình công việc tương tự nào được hoàn thành.


• Tốt - thời gian trung bình bỏ ra ít hơn so với quy trình làm việc thông thường của loại hình này.


• Cần lưu ý - thời gian thực hiện giống như thời gian trung bình hoặc dài hơn ba ngày.


• Quá chậm - thời gian thực hiện dài hơn mức trung bình bốn ngày.

Độ chính xác của thời gian trung bình tăng theo số lượng quy trình công việc đã hoàn thành. Thời gian hoàn thành của mỗi quy trình công việc được tự động tính toán và hiển thị dưới dạng trung bình toàn công ty.

Tối ưu hóa thời gian thực hiện quy trình công việc

 

Thời gian thực hiện trong nhật ký được tính từ khi bắt đầu quy trình công việc cho đến khi hoàn thành. Nó được làm tròn xuống.

 

Làm thế nào để hoàn thành một nhiệm vụ trong quy trình làm việc

Nhiệm vụ là các hành động được thực hiện trong quy trình làm việc và chúng có thể tuần tự hoặc song song. Ví dụ, khi tổ chức một sự kiện, trước tiên bạn phê duyệt khái niệm và sau đó thống nhất về chương trình. Trong khi đó, các nhiệm vụ như chọn địa điểm và phê duyệt tài liệu tiếp thị có thể được thực hiện đồng thời.

Bài tập tuần tự . Hoàn thành trực tiếp từ biểu mẫu quy trình làm việc. Mở biểu mẫu, xem lại bài tập, hoàn thành rồi chuyển sang bài tiếp theo.

Bài tập song song . Hoàn thành các bài tập này từ biểu mẫu quy trình làm việc hoặc nhật ký. Để bắt đầu một bài tập cụ thể, hãy mở nhật ký, chọn nhật ký đó và nhấp vào Bắt đầu . Nếu thứ tự không quan trọng, hãy sử dụng biểu mẫu quy trình làm việc như bạn sẽ làm đối với các bài tập tuần tự.