Giả sử bạn muốn tải phiên bản mới của thỏa thuận mẫu lên Company Drive hoặc Workgroup Drive. Thỏa thuận mẫu mới này sẽ được nhân viên của bạn sử dụng để ký kết hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp mới, v.v. Vì thỏa thuận và hợp đồng là những tài liệu rất nhạy cảm, bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ đều hoàn hảo về mặt từ ngữ và cấu trúc của phiên bản mới của thỏa thuận mẫu.
Bạn muốn phiên bản mới này được Phòng pháp lý và/hoặc Ban điều hành chấp thuận trước khi xuất bản trên Bitrix24 của bạn. Tương tự đối với các tài liệu đã được tải lên nhưng cần được chấp thuận cho mọi sửa đổi.
Bạn có thể tạo mẫu Quy trình kinh doanh (BP) để phê duyệt tài liệu từ đầu và cấu hình theo nhu cầu của mình. Hãy xem xét ví dụ sau để hiểu rõ hơn về quy trình phê duyệt tài liệu.
Vào Bitrix24.Drive > Company Drive , nhấp vào nút bánh răng > Quy trình kinh doanh .
Đầu tiên, chúng ta cần chọn một loại quy trình kinh doanh cho cấu trúc BP tương lai của mình. Những gì chúng ta cần cho mẫu BP Phê duyệt Tài liệu mới của mình là một quy trình tuần tự . Quy trình kinh doanh tuần tự thường được sử dụng cho các quy trình có vòng đời giới hạn và được xác định trước. Một ví dụ điển hình về điều này là việc tạo và phê duyệt một tài liệu văn bản (tức là đã tải lên --> đã gửi để phê duyệt --> đã phê duyệt --> đã xuất bản). Nhấp vào Tạo > Tạo quy trình kinh doanh tuần tự :
Chúng ta nên đảm bảo chọn tùy chọn Autorun phù hợp cho quy trình kinh doanh của mình. Khi được thêm vào – BP sẽ được thực hiện mỗi khi một tài liệu được tải lên Ổ đĩa công ty của bạn. Khi được thay đổi – BP sẽ được chạy mỗi khi một tài liệu hiện có được sửa đổi. Trong ví dụ này, chúng ta cần cả hai.
Khi chúng ta hoàn tất mô tả mẫu BP, một cửa sổ mới sẽ mở ra. Tại đây, chúng ta có thể sử dụng Trình chỉnh sửa quy trình kinh doanh. Trình chỉnh sửa BP là trình tạo sơ đồ luồng đơn giản, trong đó các khối chức năng (được tạo sẵn) có thể được kéo và thả vào. Mỗi khối chức năng có các thiết lập được cấu hình theo nhu cầu của quy trình. Chúng ta chỉ cần một vài trong số chúng. Hãy bắt đầu với khối chức năng Phê duyệt phần tử .
Khi thả vào cấu trúc, chúng ta có thể nhấp vào nút bánh răng cưa được đặt ở góc trên bên phải của khối chức năng và truy cập vào cài đặt khối chức năng. Tại đây, chúng ta chọn những người sẽ phê duyệt tài liệu đã gửi, chọn xem tất cả họ có nên phê duyệt tài liệu hay không hoặc một phiếu bầu/quyết định sẽ đủ và thêm văn bản cho thông báo sẽ xuất hiện trong nhật ký BP, v.v. Để chọn dữ liệu có liên quan đến tài liệu (ai đã tạo, khi nào tạo, tên tệp, v.v.), chúng ta có thể sử dụng các nút có ba dấu chấm bên cạnh các trường dữ liệu.
Ok, chúng ta đã hoàn thành khối chức năng Approve Element, giờ chúng ta thấy rằng có hai đường dẫn mà tài liệu của chúng ta có thể đi qua tùy thuộc vào quyết định của những người phê duyệt. Nếu được chấp thuận, chúng ta muốn tài liệu của mình được xuất bản trong Drive, nếu bị từ chối, chúng ta không muốn tài liệu này khả dụng cho những người khác. Đối với các hành động này, hãy kéo và thả thêm hai khối chức năng nữa vào cấu trúc BP của chúng ta: Publish Element và Delete Element . Tên của các khối tương ứng với các hành động mà chúng thực hiện.
Chúng ta đã hoàn thành cấu trúc BP cho đến bây giờ. Chúng ta có thể nhấp vào nút Lưu và quay lại Ổ đĩa Công ty. Hãy tải lên một tài liệu mới có tên là draft.docx . Như bạn thấy, các mũi tên tròn xuất hiện bên cạnh tên tài liệu, cho biết BP đang trong quá trình xử lý.
Người chịu trách nhiệm (người cần phê duyệt tài liệu này) sẽ thấy bộ đếm màu đỏ trong phần Tự động hóa ở menu bên trái.
Bây giờ chúng ta có thể bắt đầu Workflow - một cửa sổ chi tiết workflow mới sẽ được mở - tại đây chúng ta có thể Accept (Chấp nhận ), Refuse ( Từ chối) tài liệu mới hoặc Delegate (Ủy quyền) cho cấp dưới (trước đó chúng ta cũng có thể chia sẻ bình luận hoặc mở tài liệu). Hãy nhấp vào Accept (Chấp nhận) và xem điều gì xảy ra tiếp theo.
Mỗi tài liệu (hoặc tệp) đã trải qua một hoặc nhiều quy trình kinh doanh đều có Nhật ký BP riêng, có thể tìm thấy trong Tự động hóa > Quy trình công việc > Ổ đĩa > Đã hoàn thành > Chi tiết :
Sau đó nhấp vào Nhật ký quy trình kinh doanh :
Được rồi, mọi thứ đều ổn với tài liệu của chúng ta: nó đã được chấp thuận và hiện đã được xuất bản trong Thư viện tài liệu. Nếu bạn nhấp vào nút mũi tên tròn, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên với trạng thái Đã hoàn thành .
Hãy nâng cấp cấu trúc BP của chúng ta một chút. Trong trường hợp một tài liệu không được chấp thuận, chúng ta muốn người đã gửi tài liệu nhận được thông báo tương ứng. Chúng ta cần quay lại Company Drive > nút bánh răng > Quy trình kinh doanh > [tên BP] . Bây giờ chúng ta nên kéo và thả khối chức năng User Notification vào một nơi nào đó trong đường dẫn được sử dụng cho các tài liệu bị từ chối.
Để thay đổi cài đặt và thêm văn bản thông báo, chúng ta cần nhấp vào nút bánh răng. Thao tác này đưa chúng ta đến cài đặt khối chức năng, tại đó chúng ta có thể chọn người gửi và người nhận, cũng như bất kỳ văn bản nào mong muốn. Đối với trường người nhận, chúng ta sẽ sử dụng nút ba chấm để chọn người dùng đã gửi tài liệu. Người gửi có thể được tìm thấy trong danh mục Người dùng và sẽ được biểu thị là Được tạo bởi . Chúng ta cũng có thể chọn loại thông báo - thông báo được cá nhân hóa hoặc thông báo hệ thống . Bây giờ chúng ta có thể lưu các thuộc tính khối chức năng.
Bây giờ hãy tải lên một tài liệu mới và từ chối nó. Chúng ta thấy rằng người gửi đã nhận được thông báo nói rằng tài liệu không thể được chấp thuận. Ngoài ra, chúng ta thấy rằng tài liệu này không xuất hiện trong Company Drive (nó đã bị xóa).
